При уходе работника в отпуск без сохранения заработной платы кадровый специалист проставляет специальные кодовые обозначения в табеле учета рабочего времени, примеры которых приведены ниже для различных оснований предоставления выходных за свой счет.

Коды позволяет впоследствии правильно рассчитать зарплату сотруднику с учетом отгулов без содержания и определить продолжительность положенного ежегодного оплачиваемого отпуска.

Какими кодами обозначается отпуск без сохранения заработной платы

Ответственное за учет рабочего времени лицо обязано проставлять отметки о явках и неявках сотрудников на работу в специальном документе, называемом табелем. Это может быть унифицированный бланк Т-12 или Т-13 либо самостоятельный разработанная и утвержденная форма.

Отсутствие сотрудника на работе учитывается в табеле с помощью специальных обозначений — буквенных или цифровых. Применение кодов — это удобно, позволяет в краткой и понятной всем форме объяснить причину невыхода работника.

На титульном листе формы Т-12 можно найти типовые примеры обозначений для учета рабочего времени (красным выделены те коды, которыми можно обозначить отгулы без сохранения содержания):

Примеры обозначения отпуска без сохранения заработной платы в табеле Примеры обозначения отпуска без сохранения заработной платы в табеле

Для отпуска без сохранения заработной платы предусмотрены следующие обозначения:

  • код ОЗ или 17 — означает, что выходные за свой счет были предоставлены работнику на основании ТК РФ;
  • код ДО или 16 — означает, что отгулы без содержания предоставлены по договоренности с руководителем (основание не прописана в ТК РФ);
  • код А — если работодатель — бюджетная организация.

Выходным без сохранения зарплаты в Трудовом кодексе посвящена ст. 128 ТК РФ, согласно которой, право на отпуск за свой счет имеют:

Кроме того, право на выходные без содержания по ст.  263 ТК РФ имеют право семьи с детьми, в том числе инвалидами.

Подробнее о том, кому и сколько дней отпуска без сохранения содержания положено, можно посмотреть ниже:

Если работник не выходит на работу по невыясненным обстоятельствам, то работодатель в табеле учета отмечает код НН или 30. Когда причина станет известна, обозначение будет исправлено на правильное.

Например, человек по незапланированным семейным обстоятельствам (сломался кран дома, дверь не открывается, машина не заводится, заболел и т.д.) может не выйти на работу, позже объяснив свое отсутствие. В такие дни неявки работодатель изначально проставляет НН (30), а после того получения уважительных причин от сотрудника дни невыхода могут быть обозначены как ДО (16) или другим самостоятельно разработанным кодом. При этом заработная плата за сотрудником не сохраняется.

Примеры обозначений отгулов за свой счет в табеле

Если отпуск за свой счет оформлен по ТК РФ (согласно ст. 128 Трудового кодекса), то в табеле учета рабочего времени проставляются обозначения ОЗ или 17.

Пример:

Примеры обозначения отпуска без сохранения заработной платы в табеле

Если отгулы без содержания оформлены по взаимной договоренности с руководством, то обозначения имеют вид кода ДО или 16.

Пример:

Примеры обозначения отпуска без сохранения заработной платы в табеле

Самостоятельно разработанные коды

Работодатель может разработать свои коды, чтобы обозначать отпуск за свой счет по различным причинам. Это особенно актуально для тех случаев, когда работник отсутствует по причинам, не обозначенным в ТК РФ.

Например, можно установить свой код «ОУП» — отсутствие по уважительной причине, под которую может попасть любое основание, не заявленное в ТК РФ.

Например, невыход на работу сотрудника, который приехал из-за границы и ожидает результатов ПЦР-тествов на коронавирус, работодатель не обязан оплачивать. Такие дни можно оформить как отгулы без заработной платы, проставив для них код ОУП.

Если работник находится на самоизоляции в связи с коронавирусом, при этом ему не выдан официальный больничный лист, то этот период также можно оформить отпуском без сохранения содержания и в табеле отметить обозначением ОУП.

Как обозначается отпуск в выходные и праздничные дни

Если в отпуск без сохранения заработной платы попадают календарные выходные (суббота и воскресенье) или официальные нерабочие праздники, то для этих дней используются те же обозначения, что и для обычных рабочих.

Например, если сотрудник работающий пенсионер берет выходные за свой счет на 12 дней в период с 14 по 25 февраля 2022 года, в которые попадают два календарных выходных (19 и 20 февраля) и праздничный день (23 февраля), то обозначение ОЗ проставляется для всего период с 14 по 25 февраля:

Пример заполнения табеля:

Примеры обозначения отпуска без сохранения заработной платы в табеле

Если работник заболел в отпуске без содержания

Если сотрудник взял отпуск без сохранения заработной платы и, находясь в нем, заболел, посетил врача и открыл официально больничный, то в табеле учета проставляются следующие обозначения:

  • все дни отпуска за свой счет все обозначаются кодом ОЗ (17) или ДО (16);
  • начиная со дня, следующего за окончания отпуска без сохранения зарплаты, проставляется отметка Б (19) до закрытия листа нетрудоспособности — если больничный продолжается и после отгулов за свой счет.

Больничный, совпавший с отпуском без содержания, не оплачивается. Отгулы не продляются и не переносятся.

Переносу или продлению подлежит только ежегодный оплачиваемый отпуск, совпавший с нетрудоспособностью.

Пример:

Иванов — работающий пенсионер написал заявление на отпуск без заработной платы с 7 по 11 февраля 2022 года. 10 февраля он заболел — нетрудоспособность длилась до 15 февраля. В табеле рабочего времени будут следующие обозначения:

  • с 7 по 11 февраля — отметка ОЗ, дни не оплачиваются;
  • с 12 по 15 февраля — отметка Б, назначается оплата в виде больничного пособия.

Дополнительные коды

Кроме стандартных обозначений ОЗ и ДО, в табеле могут быть проставлены следующие коды:

  • УД или 13 — работник находится в учебном отпуске без сохранения заработной платы;
  • НБ или 35 — обозначение отгулов за свой счет для  тех сотрудников, кто взял их на период отстранения от работы по ТК РФ (недопуск);
  • ДБ или 18 — обозначение дополнительного неоплачиваемого отпуска, предоставляемого к основному ежегодному (в связи с уходом за детьми, участием в качестве добровольца при ликвидации огня, обладанием особыми заслугами перед Отечеством).

Формы для ведения учета рабочего времени

Вести учет отработанного времени на предприятии обязательно. Ответственным специалистом отмечаются выходы на работу, отсутствие сотрудника по различным причинам, сверхурочная работа, а также выполнение обязанностей в выходные и праздничные дни.

Данная информация позволяет бухгалтеру правильно начислить работнику оплату за отработанный месяц и рассчитать продолжительность оплачиваемого отпуска (дни отгулов за свой счет свыше 14 за год не входят в отпускной стаж).

Заполняет табель обычно кадровый специалист, бухгалтер или руководители подразделений. Данная обязанность должна быть прописана в должностной инструкции работника.

Для учета рабочего времени можно использовать собственную разработанную форму, но удобно применять традиционные типовые бланки Т-12 и Т-13.

Скачать бланки табеля учета рабочего времени:

Процесс учета заключается в регулярном (ежедневном или при отклонениях от нормы) проставлении обозначений в выбранной форме табеля. Учет может вестись в днях или часах.

Если работодатель не будет учитывать рабочее время персонала, то при проверке трудовой инспекцией или налоговой ему будет назначен штраф.

Все отгулы сотрудников без сохранения заработной платы за расчетный месяц должны быть отмечены в табеле.